Kräver administratörsrättigheter eller följande behörighet: Kontakter
Den här artikeln guidar dig genom modulen för Lifetime management för kontakter (inte leads). Om du är osäker på skillnaden mellan en kontakt och en lead kan du läsa den här artikeln.
Med Lifetime management kan du kontrollera livslängden för dina kontakter i en kontaktpool. Det ger dig möjlighet att välja tidslinje för hantering av dina kontakter, så att du kan ställa in hur lång tid det ska ta innan de löper ut, hur lång tid det ska ta innan de arkiveras och när de ska raderas.
Klicka på Leads i vänster sidfält.
Välj Kontaktpooler och välj den kontaktpool du vill arbeta med.
Klicka på fältet Lifetime management högst upp på sidan.
Här visas tre olika alternativ för hantering av dina kontakter:
Automatisk utgång
Automatisk arkivering
Automatisk radering
Låt oss gå igenom var och en av dem.
Automatisk utgång
Om du väljer Automatisk utgång kommer dina kontakter att löpa ut automatiskt efter ett visst antal dagar. Obs! Dagarna räknas från det att kontakten skapades, inte från det att den laddades upp till kontaktpoolen.
Uppgifterna för utgångna kontakter kommer att vara tillgängliga i Warehouse, men de kommer inte längre att kunna ringas upp eller ingå i kontaktpoolen.
VIKTIGT: Verktyget för livstidshantering gäller kontakter i en kontaktpool, inte leads. När en kontakt har gått ut kan den därför inte återaktiveras, till skillnad från leads. Du kan alltid justera antalet dagar för utgång. Som valt i rullgardinsmenyn kan det också räknas som Timmar, Dagar, Veckor, Månader eller År.
Automatisk arkivering
Automatisk arkivering är användbar om du av vissa skäl inte kan lagra alla uppgifter om dina kontakter. Genom att arkivera dina kontakter får du möjlighet att anonymisera vissa värden som är kopplade till varje kontakt.
När kontakten arkiveras är den alltså tillgänglig i lagret men kan inte ringas upp och endast de valda värdena behålls, vilket gör att du kan behålla vissa uppgifter under en längre tid.
Arkivera kontakter efter
Anger efter hur många timmar/dagar/veckor/månader/år kontakten ska arkiveras. Tiden räknas från det att kontakten laddas upp till systemet, inte från det att den löper ut eller laddas upp till kontaktpoolen. Som standard tillåter Adversus-systemet inte att du anger en arkiveringsperiod som är kortare än giltighetstiden.
Fält
I det här avsnittet kan du välja de fält som du vill anonymisera när du arkiverar kontaktinformation. Det är användbart om du kan lagra viss information endast under en begränsad tid på grund av begränsningar i datalagringen.
Anonymiserat värde
Här kan du ange det värde som du vill ska visas över de anonymiserade fälten. Till exempel eller liknande.
Undantag/Har lead med status
Du kan ställa in undantag för leads med specifika statusar, efter eget val. Du kanske till exempel vill arkivera mer data om leads med statusen Framgång eller Återuppringning. I så fall vill du ha tillgång till mer information om dem efter att de har gått ut.
Automatisk radering
Med Automatisk radering kan du ställa in att dina kontakter i en viss kontaktpool ska raderas efter X antal timmar/dagar/veckor/månader/år.
VIKTIGT: När kontakten har raderats lagras den inte i databasen och det går därför inte att återställa någon information om kontakten.
Du kan också skapa undantag baserat på leadstatus (om din kontakt är sparad med en leadstatus), så att regeln för automatisk radering inte gäller. Du kanske till exempel vill behålla data för leads med statusen Succé.
Tidslinje
Du kan följa din livscykelhantering på höger sida av sidan. Den ger en visuell översikt över hur dina kontakter har hanterats sedan de importerades.
Bra att veta
Som nämnts räknas giltighetstid, arkivering och radering från den tidpunkt då kontakten importeras till programvaran, inte från kontaktpoolen. Det är viktigt att komma ihåg om du lägger till eller flyttar äldre kontakter mellan dina kontaktpooler.
Om de "gamla" kontakterna laddades upp till en pool som nu har konfigurerats med inställningar för livstidshantering, kommer kontakterna för dessa leads att behandlas enligt livstidsreglerna.
Om du till exempel laddade upp några kontakter för ett år sedan och idag laddade upp dem till kontaktpoolen, som har ett automatiskt utgångsdatum inställt på en månad, kommer alla "gamla" kontakter att löpa ut inom ett par timmar. Detsamma gäller för radering och arkivering av kontakter.
Om du dessutom valde inställningen Leads expire (Leads upphör att gälla) när du laddade upp leads och senare lade till samma leads i en kontaktpool med ett tidigare utgångsdatum, kommer verktyget för livstidshantering att ha företräde, och leads kommer därför att upphöra att gälla baserat på inställningarna för kontaktpoolen, inte leads.