Livstidsstyring - automatisk udløb og sletning af kontakter

Denne artikel guider dig gennem modulet for livstidsstyring af kontakter (og ikke leads). Hvis du er usikker på forskellene mellem en kontakt og et lead, bedes du læse denne artikel.
​

Livstidsstyring gør det muligt at indstille automatisk udløbs- og slettedatoer på dine kontakter. Du vælger selv, hvornår de skal udløbe, hvor længe de skal arkiveres og, sidst men ikke mindst, hvornår de skal slettes permanent.

BEMÆRK: Livstidstyring er en global indstilling, som du kan indstille på en kontaktpulje. Det betyder, at så snart en kontakt i den valgte kontaktpulje udløber, vil den ikke kunne genaktiveres på samme måde, som man kan genaktivere emner.

Sådan gør du: 

1. Vælg Leads i menuen til venstre og Kontaktpuljer

2. Klik på den emnepulje, du ønsker at arbejde med

3. Vælg fanen Livstidsstyring

Du har nu forskellige muligheder for at indstille levetiden for kontakterne i den pågældende emnepulje.

Lad os gennemgå de 3 muligheder i flere detaljer.

Ved at vælge Automatisk udløb, vælger du, at dine kontakter automatisk udløber efter et vist antal dage.

Bemærk: Dagene tælles fra det tidspunkt, kontakten blev oprettet, og ikke fra det tidspunkt, den blev uploadet til kontaktpuljen.

Dataen fra udløbte kontakter kan stadig findes i warehouse, men de er ikke længere ringbare og er ikke længere en del af kontaktpuljen.

Vigtigt: Livstidstyringen arbejder direkte med kontaktpuljen, ikke med emner, derfor kan de ikke genaktiveres som leads kan.

Du kan altid ændre, hvor mange dage der skal gå, før de udløber, i dropdown-menuen. Her kan du vælge, om der skal gå timer, dage, uger, måneder eller år, før kontakten skal udløbe.

Automatisk arkivering er praktisk, hvis du stadig ønsker at kunne tilgå kontakterne og beholde data om dem, efter at de er udløbet. Når du laver automatisk arkivering af kontakter i en emnepulje, har du samtidig mulighed for at anonymisere data, så du kun beholder de data, der er nødvendige (og lovlige) at beholde.

Du har mulighed for at lave undtagelser, så kontakter, der på et tidspunkt er blevet gemt som emne med en bestemt status, udelukkende undtages fra automatisk arkivering.

Bemærk: Kontakter kan ikke arkiveres, før de er udløbet.

Arkiver kontakter efter

Tjek af i Arkiver kontakt efter, og vælg hvor lang tid, der skal gå, før kontakterne i emnepuljen arkiveres. Antallet af dage tæller fra den dag, emnet blev oprettet. Du kan indstille til dage, uger, måneder og år via dropdown-menuen. Husk at vælge et tidsinterval, der er længere end Automatisk udløb.

Felter

Vælg, om et eller flere felter skal anonymiseres, når du arkiverer, ved at indtaste feltnavn/e i Felt. Det kan være nyttigt, når du har data, som du kun må gemme i en begrænset periode jf. lovgivning.

Anonymiseret værdi

Vælg, om felterne blot skal anonymiseres eller erstattes af en valgfri værdi under Anonymiseret værdi.

Undtagelser / Har emner med status

Vælg, om der skal være undtagelser for anonymisering, hvis emnet er gemt med en bestemt status. Det kan f.eks. være, hvis du ønsker at beholde alle data på emner med status 'Succes' eller 'Genopkald'.

Automatisk sletning fungerer på samme måde som automatisk udløb - blot med den forskel, at kontakterne bliver slettet efter den ønskede tidsperiode og dermed også al data relateret til kontakterne.

Vigtigt: Når kontakten er slettet, vil den ikke længere være gemt i databasen, og det er derfor ikke muligt at genskabe nogen information om kontakten senere.

1. Tjek af i Automatisk sletning, og vælg, hvor lang tid, der skal gå, før kontakterne i emnepuljen skal slettes. Også her tæller perioden fra den dag, kontakten blev oprettet.

2. Vælg, om der skal være undtagelser for sletning. Det kan f.eks. være praktisk at gemme alle kontakter, der er registreret som et emne, der er gemt med en specifik status, såsom 'Succes'.

I højre side finder du en tidslinje, der giver et hurtigt overblik over kontakternes livscyklus i den pågældende emnepulje.

Bemærk: Som nævnt, tæller udløb, arkivering og sletning fra den dag, kontakten er blevet importeret til Adversus og ikke hvornår den er blevet tilføjet emnepuljen. Det skal du være opmærksom på, hvis du flytter gamle kontakter fra en emnepulje til en anden.
​
​Hvis der er eksisterende kontakter i en emnepulje, der får tilføjet livstidsstyring, vil kontakterne nu blive styret efter reglerne. Så hvis der for eksempel vælges at der skal laves automatisk udløb efter 3 uger, og kontakten allerede er mere end 3 uger gammel, så udløber det med det samme. Det samme gør sig gældende for automatisk arkivering og sletning.