Denne handling er mulig for en administrator eller med alle følgende rettigheder: |
Du kan benytte Adversus til at booke møder direkte i eksterne konsulenter kalendre via kalenderintegration. Hvis du ønsker at vide mere om, hvordan du kommer i gang med vores booking-modul, så kan du læse mere lige her.
Normalt skal agenter først beslutte sig for, hvilken konsulent de ønsker at booke et møde til. Når en konsulent er valgt, så vil agenten få et overblik over konsulenternes kalendre og dermed også et overblik over, hvornår de er tilgængelige.
Round robin-funktionen giver et hurtigere workflow for agenter, når de skal finde relevante konsulenter baseret på et givent tidspunkt, hvilket vi vil foreklare nedenfor.
Round robin sikrer også en mere fair distribuering af møder mellem konsulenter helt automatisk. Når de bruger funtionen, ved agenterne ikke, hvilken konsulent de booker mødet til, men i stedet bliver mødetidspunktet baseret på, hvornår konsulenterne er tilgængelige.
Lad os gennemgå, hvordan du kommer i gang med at bruge round robin. Bookings round robin-funktionen skal du aktivere på den enkelte kampagne.
Setup
Gå til Indstillinger i menuen i venstre side, og vælg Kampagner.
Find kampagnen, du ønsker at anvende round robin på.
Gå hernæst til Mødebooking i menuen øverst.
Under indstillingerne skal du vælge Specifikke konsulenter og dernæst tilføje de konsulenter, du ønsker at inkludere nedenfor. Vælg Round robin som Booking-tilstand.
Herefter bliver du præsenteret for to indstillinger:
Længde af tidsrum for møder
Indtast en fast mødelængde. Når en agent booker et møde på kampagnen, kan længden ikke være mindre end, hvad du vælger her.
Maksimal mødevarighed
Indtast en maksimal mødevarighed. Når en agent booker et møde på kampagnen, kan længden ikke overstige, hvad du vælger her.
Vær opmærksom på, at kampagnens indstillinger vil tilsidesætte kalenderbrugerens indstillinger, når du aktiverer bookings round robin.
De berørte kalenderbruger-indstillinger er:Mødevarighed i timer
Kampagnen vil i stedet benytte Længde af tidsrum for møder.
Books højst X dage forud
Kampagnen benytter i stedet en default på 30 dage.
Beregn køretid
Det vil ikke være muligt at beregne køretid og se en buffer, når der benyttes round robin.
Overlap af begivenheder
Det vil ikke være muligt at booke et møde, hvis der andre events der overlapper i kalenderen.
Vis mødeinformation
Det vil ikke være muligt at se titel og beskrivelse på events, der allerede er i konsulentens kalender, da Adversus kigger på alle konsulenters tilgængelighed på samme tid.
Round robin-funktionen tager højde for hver enkelt konsulents arbejdsdage i sin måde at tildele møder på. Det er derfor f.eks. ikke muligt at booke en konsulent, hvis de ikke er tilgængelige på en specifik arbejdsdag.
Hvis én konsulent kun arbejder halvt så mange dage sammenlignet med en anden, vil round robin-funktionen også kun tildele halvt så mange møder ugentligt til denne konsulent for at fordele antallet af møder ligeligt (forudsat at begge konsulenter har samme round robin prioritet).Tryk Gem i nederste højre hjørne, når du er færdig.
Når du aktiverer round robin på en kampagne, vil du ligeledes kunne se en ny kalenderbruger-indstilling; Round robin vægtet prioritet. Denne indstilling afgør prioriteten for hver konsulent. eksempelvis, hvis vægten sættes til 0,5, vil Adversus altid forsøge at tildele halvt så mange møder til den pågældende konsulent sammenlignet med andre.
Hvis du ønsker at justere på det, kan du gå til Brugere i menuen til venstre, finde kalenderbrugeren, du vil ændre indstillinger for, og scrolle ned til Round robin vægtet prioritet under Bookingindstillinger.
Hvordan virker det fra agentens side?
Når man er aktiv på en round robin booking-kampagne, vil man se en Vis kalender-knap i stedet for den almindelige dropdown med konsulenter.
Du booker et møde ved at klikke på Vis kalender. Derefter vil en kalender-widget med tilgængelige tider blive synlig.
Find hernæst et passende tidspunkt for mødet, og book direkte i kalenderen.
Mødet er nu gemt i konsulentens kalender.